Julkaistu 21.3.2025
Asio-tilanvarausohjelmisto (https://asio.utu.fi)
Asio-varausjärjestelmää käytetään Turun yliopistossa kirjaston tilojen tilavarauksiin, yliopiston yhteiskäyttöisten työpisteiden varauksiin sekä yliopiston ohjaajien tapaamisaikojen varauksiin. Näiden käyttötarkoitusten mahdollistamiseksi palvelu kerää ja tallentaa käyttäjistä joitain henkilötietoja (eritelty alla kohdassa 'Kerättävät henkilötiedot').
Järjestelmässä on eri tasoisia oikeuksia joilla kerättäviä tietoja voi tarkastella ja hallita.
Käyttäjät itse näkevät vain omat tietonsa.
Rajatut ylläpitäjät / ohjaajat näkevät oman vastuualueensa / ohjattaviensa käyttäjien tiedot.
Ylläpitäjät näkevät kaikkien käyttäjien ja varausten sekä tilojen tiedot palvelun ylläpitoa, hallinnointia sekä prosessiin ja teknisiin kysymyksiin liittyvien asioiden selvittämiseksi. Ylläpitäjiin kuuluu Turun yliopiston henkilökuntaan kuuluvien henkilöiden lisäksi järjestelmän toimittajan (Asio-Data Oy) tekninen ylläpito.
Järjestelmään voi kirjautua Turun yliopiston käyttäjätunnuksella kertakirjautumisjärjestelmää käyttäen, Haka-tunnuksella ja harvoissa tapauksissa paikallista käyttäjätiliä käyttäen.
Käsittely perustuu yliopistolain (558/2009) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen.
Lisäksi tietoja voidaan käyttää yleisen edun mukaiseen tieteelliseen ja historialliseen tutkimukseen sekä yliopiston oikeutettuun etuun järjestää sisäistä toimintaansa tarkoituksenmukaisella tavalla.
Lisätietoa: https://www.utu.fi/fi/tietosuoja/tietosuojailmoitus/opiskelijoiden-henkilotiedot#peruste.
Turun yliopisto, Digipalvelut
e-mail: helpdesk@utu.fi
Tunnistautumista varten kerätään:
Varauksia varten kerätään:
Lisäksi kaikki toiminta Asio-järjestelmässä kerryttää lokitietoja joihin tallentuu käyttäjän IP-osoite, ajankohta sekä toiminta järjestelmässä.
Kotiyliopiston käyttäjätietojärjestelmä
Henkilötietoja säilytetään tällä hetkellä osin kolme vuotta, osin pysyvästi mutta säilytysaikojen huomattavaa lyhentämistä selvitetään palvelukohtaisesti (tilavaraukset, ajanvaraukset, työpistevaraukset).
Henkilötietojen vastaanottajaryhmät on selvitetty yllä kohdassa 'Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset', jossa kuvataan eri roolien pääsyä käyttäjien tietoihin. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille pois lukien järjestelmätoimittajan (Asio-Data Oy) tekninen tuki, jolla on pääsy järjestelmän ylläpitotoimintoihin.
Korkeakoulun opiskelijatietorekisterin tiedot ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n ja Tietosuojalain (1050/2018) edellytysten mukaisesti. Rekisteriin ei tallenneta salassapidettäviä eikä arkaluontoisia tietoja.
Henkilötiedoista palvelimelle syntyvä henkilörekisteri on suojattu ylläpitäjien henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu SSL-tekniikalla.
Haka-kirjautumisen yhteydessä luovutettavat tiedot käyttäjä näkee kirjautumalla: https://rr.funet.fi/attribute-test
Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Käyttäjä saa nähtäville järjestelmässä olevat omat tietonsa lähettämällä pyynnön järjestelmän pääkäyttäjälle helpdesk@utu.fi osoitteen kautta.
Palvelun käytöstä tallentuu lokitustietoja, josta selviää palvelun käyttäjä, ajankohta, toimenpiteet sekä IP-osoite. Lokimerkintöjä käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden ja väärinkäytösten selvittämiseen ja estämiseen.
(Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§).
Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika. Palvelun ylläpitäjä pääsee katsomaan raportin lokitietoja.
Turun yliopiston tietosuojavastaavan yhteystieto sähköpostitse: dpo@utu.fi
Henkilötietojen suojaamisen periaatteet kuvataan erillisellä sivulla: https://www.utu.fi/fi/tietosuojapolitiikka
Lisätietoa tietosuojaselosteesta Tietosuojavaltuutetun sivuilta: https://tietosuoja.fi/etusivu